Turvallisuuskoulutusten ja -tapahtumien järjestäminen

Markkinointi

Mikäli kyläyhdistyksellä tai vastaavalla on omat kotisivut, koulutukset ja ajankohdat on hyvä olla ajantasaisesti esillä kotisivuilla. Koulutusten tiedot on hyvä löytyä kotisivuilta mahdollisimman vaivattomasti yhden tai kahden ”klikkauksen” päästä. Koulutuksia on hyvä pyytää laittamaan esille myös yhteistyökumppaneiden, kuten järjestöjen ja kunnan kotisivuille. Tällöin kaikista muutoksista tulee muistaa tiedottaa myös kyseisiä yhteistyökumppaneita ja pyytää heitä päivittämään tiedot sivuilleen.

Pelastuslaitosten on myös hyvä olla tietoisia kaikista alueensa omatoimisen varautumisen koulutuksien sisällöistä ja koulutusajankohdista, koska heiltä usein kysytään aiheeseen liittyviä koulutuksia. Tämä helpottaa heidän työtään vastata asiasta kiinnostuneille mahdollisimman nopeasti.

Koulutuksia on hyvä markkinoida erikseen noin 3-4 viikkoa ennen koulutusta. Markkinointia voi tehdä yhteistyökumppaneiden julkaisujen tai maksullisten ilmoitusten (kaupunki, kiinteistöliitto, paikallinen tai alueellinen lehti, tms.), sähköpostin avulla tai kirjemarkkinointina.

Koulutuskutsussa on hyvä olla maininta, onko koulutus maksuton/maksullinen ja avoin kaikille/tarkoitettu suljetulle kutsuryhmälle.

Ilmoittautuminen

Koulutuksiin pyydetään ilmoittautumiset etukäteen. Hyvä käytäntö on pyytää kurssilaisia ilmoittamaan vähintään koulutettavan nimen lisäksi yhteystiedot (email ja puhelinnumero) viimeistään viikko ennen kurssia. Lisäksi koulutuksen järjestäjä voi pyytää koulutettavilta muut tarpeelliset tiedot, joita he välttämättä tarvitsevat.

Osallistujilta tulee myös tiedustella mahdollista erityisruokavalioita tarjoiluihin liittyen. Ilmoittautumistiedon yhteydessä koulutettaville voidaan antaa ennakkotehtäviä, esim. kylän perustietojen tai asuinolojen selvittämistä koulutuspäivän käyttöön.

Ennakkotieto hyödyttää kouluttajaa ja helpottaa usein koulutuspäivän toteutuksessa kun paikallista tietoa ei tarvitse jalkautua erikseen hakemaan.

Osallistumisvahvistus tai kurssin peruuttaminen

Koulutuksen järjestäjän tulee ilmoittaa koulutuksen peruuntumisesta kurssilaisille kirjallisesti tai puhelimitse. Kurssilaiselle tulee ilmoittaa, kun ilmoittautuminen kyseiselle kurssille on hyväksytty. Vahvistuksesta tulee käydä ilmi kurssin paikka ja ajankohta. Kurssilaisille on hyvä laittaa noin viikko ennen koulutusta muistutus ja tervetulotoivotus kurssille.

Kurssin peruuntuminen tulee ilmoittaa kurssilaiselle mahdollisimman hyvissä ajoin. Viime hetken peruuntumisissa, kuten kouluttajan sairastumistapauksissa, pyritään kurssilaiset tavoittamaan puhelimitse ja saamaan vahvistus tiedon saamisesta saman tien. Kurssin peruuntumisesta tulee pitää kirjaa, johon merkitään miten ja milloin kurssilaiselle on kurssin peruuntumisesta tieto saatu.

Kirjallisista ilmoituksista, kuten käytettäessä sähköpostia tai tekstiviestiä, tulee kurssilaista pyytää vahvistamaan saatu tietoa.

Koulutuksen valmistelu

Koulutuspaikka tulee varmistaa ennen koulutuksen markkinointia. Koulutuspaikkoina voidaan käyttää kyläyhdistyksen omia-, vuokra- tai sopimuksen mukaan yhteistyökumppaneiden tiloja. Mikäli koulutuspaikkana käytetään ulkopuolisia tiloja, on niiden varaus syytä varmistaa vielä noin viikko ennen koulutusta.

Kouluttajalla tulee olla koulutuksessa käytettävissään lista koulutettavista, johon hän pyytää kurssilaisia vahvistamaan läsnäolonsa esim. nimikirjaimin. Kouluttaja tai koulutuksen tuottaja huolehtivat kaikista muista tarvittavista järjestelyistä etukäteen, kuten mahdollisista tarjoiluista koulutuksen aikana.

Kouluttajan tulee varmistaa etukäteen, että hänellä on pääsy koulutustiloihin sekä koulutustiloissa käytettävät laitteistot ovat käyttövalmiina ja hänellä on saatavilla mahdolliset tunnukset käytettäviin laitteisiin. Kouluttaja huolehtii myös siitä, että hänellä koulutuksissa käytettävissä koulutusaineistot sekä mahdolliset kurssilaisille jaettavat aineistot. Joskus paperisen materiaalin voi korvata sähköisin linkein, joiden avulla sama materiaali löytyy koulutuksen jälkeen verkossa.

Tiloja varatessa tulee huomioida saavutettavuus (liikenneyhteydet ja välimatkat) ja esteettömyys. Koulutuspaikasta tiedotettaessa tulee yksiselitteisesti kuvata sijainti niin että sen paikallistaa vie-raskin henkilö ja posti- ja käyntiosoitteiden perusteella paikalle voi löytää navigaattorin avulla. Koulutuskutsun yhteydessä voi olla myös karttapaikkatieto tai karttakuva kohteesta.

Tauko!

Ihmisen kyky kuunnella, keskittyä yhteen aiheeseen ja omaksua asiaa vaihtelee hyvin paljon. Niinpä kouluttajan tulee aina tarkkailla kurssilaisia ja tehdä ryhmän yleisestä käyttäytymisestä, liikehdinnästä, ilmeistä ja eleistä johtopäätöksiä, milloin olisi viimeistään tauon paikka. Perussääntönä tulee pitää noin 45 mittaisia oppitunteja, jonka jälkeen on syytä pitää 5-15 min tauko. Mikäli tauoilla on kahvi- tai muuta tarjoilua, tulee tauon pituus suunnitella siten, että kaikki halukkaat ehtivät nauttia tarjoilusta.

Lyhytkin tauko rytmittää oppimista ja antaa lisää energiaa keskittyä uusiin asioihin.

Käytännön tehtävät tai mielenkiintoiset keskustelut saavat ajankulun tuntumaan nopeammalta ja saattaa vähentää tarvetta pitää taukoja.

Palaute antaa tietoa

Kurssilaisilta kerätään palautetta viimeistään kaksi viikkoa koulutuksen jälkeen. Palautteet kerätään yhteen ja arvioidaan koulutuksen kehittämistarpeita niin järjestelyjen kuin sisällön osalta. Palautteiden arvioinnista vastaa koulutuksen tuottaja, mutta tulokset käydään läpi myös kouluttajien kanssa, jotta he voivat olla käytännössä mukana kehittämässä koulutusta.

Selaa aiheeseen liittyviä sivuja:

• Kylän turvallisuustyö näkyväksi
• Turvallisuuden yhdyshenkilö
• Työvälineitä kylän turvallisuustyöhön
• Paloturvallisuus
• Omatoiminen varautuminen
• Turvallinen kylä – hyvinvoivat kyläläiset
• Turvallisuuskoulutusten ja -tapahtumien järjestäminen